Der Vorstand der IPU besteht aus 7 Personen: dem*der Vorstandsvorsitzende*r, 6 Stellvertreter*innen, davon eine*r Schatzmeister*in. Die Vorstandsmitglieder sind ehrenamtlich tätig. Dem Vorstand obliegt die Führung der Geschäfte des Vereins. Zur rechtsverbindlichen Vertretung genügt die gemeinsame Zeichnung durch zwei Mitglieder des Vorstandes. Die Wahl der Vorstandsmitglieder erfolgt auf ein Jahr. Der Vorstand bleibt bis zur Wahl eines neuen Vorstandes im Amt. Die Wiederwahl ist möglich.

Im Vorstand laufen alle Fäden des Vereins zusammen. Ihm obliegt dabei die Aufgabe, das operative Geschäft zu koordinieren (Ämter, Arbeitskreise, Kongresse, Fördergelder und Finanzen, Außendarstellung, Website, Lokalgruppen, etc.), die IPU nach außen zu repräsentieren, aktuelle Entwicklungen zu reflektieren und Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Er ist Ansprechpartner für Außenstehende, Interessierte und Mitglieder.

Vorstandsämter

Zur Betreuung und Koordination der IPU-Ämter sollte der Vorstand folgende Aufgaben einzelnen Vorstandsmitglieder zuteilen:

  • Kontaktperson Kongress-Orgateam
  • Verantwortlichkeitenbetreuung
  • Aktualisierung und Backup der Website
  • Aktualisierung und Backup der Plattform n
  • Kommunikation nach außen
  • Offizielle Emailadresse der IPU verwalten
  • E-Mail-Listen
  • Mitglied im Beirat der Zeitschrift Umweltpsychologie (nicht aktuell, müsste Nicola Morczek kontaktiert werden)
  • IzU (Informationen zur Umweltpsychologie)
  • Wiki aktuell halten
  • Archivierung
  • Kooperationen

Der Vorstand soll sich in seinen Entscheidungen stets auf die Satzung und das Leitbild beziehen. Diese finden sich auf der Website der IPU (www.ipu-ev.de) und auf der Plattform n in der Gruppe IPU e.V. (https://plattform.netzwerk-n.org/group/ipu-ev/file/list/) bzw. im Vorstands-Projekt auf der Plattform n (https://plattform.netzwerk-n.org/project/ipu-ev-vorstand/file/list/vereinsdokumente/). Erklärungsvideos zum Umgang mit der Plattform n gibt es unter: https://plattform.netzwerk-n.org/faq/faq-plattform-n-erklaervideos/

Vorstandskultur

Regeln für das Zusammenarbeiten im Vorstand

  • Ich lasse die anderen ausreden.
  • Ich fasse mich kurz.
  • Ich bin offen gegenüber der Gruppe.
    Ich sage, wenn mich etwas stört.
  • Ich frage, wenn ich etwas nicht weiß / wenn etwas unklar ist.
  • Ich achte auf meine eigenen Ressourcen und kommuniziere sie deutlich.
  • Bei gemeinsamer Arbeit bin ich aufmerksam und fokussiert.
  • Eigene Grenzen und die anderer erkenne ich ohne Schuldgefühle an.
  • Ich höre den anderen aufmerksam zu.
  • Ich habe jederzeit die Möglichkeit meine Befindlichkeit mitzuteilen.
  • Ich gebe Persönlichem ausreichend Raum.
  • Ich behalte im Austausch eine wertschätzende Grundhaltung.
  • Ich kann den IPU-Vorstand als Lernraum nutzen.
  • Ich darf Fehler machen und daraus lernen.
  • Ich übe wertschätzende und konstruktive Kritik (Ich-Botschaften Wirken, Wahrnehmen, Wünschen)
  • Ich nehme Feedback als Geschenk an (muss mich nicht rechtfertigen).
  • Ich bin mit meinen Stärken und Schwächen willkommen.
  • Ich erkenne Moderation an.
  • Ich erkenne die gewählte Methode an.
  • Wünsche, Bedürfnisse, Meinungen formuliere ich als meine eigenen (Ich-Botschaften).
  • Spaß ist wichtig!
  • Ich gebe Störungen Vorrang.

Erste Schritte eines neuen Vorstands

  • Lernt euch kennen
  • Verschafft euch Zugang zum Projekt „IPU-Vorstand“ auf der Plattform n (https://plattform.netzwerk-n.org/project/ipu-ev-vorstand/) – sie ist die Austausch- und Ablageplattform, über die die IPU-Arbeit funktioniert.
  • Tauscht dort eure Kontaktdaten aus (Email, Handy)
  • Lasst euch in den Vorstands-Emailverteiler eintragen (von der Person, die ihn im alten Vorstand verwaltet hat) und findet eine Person unter euch, die den Verteiler fortan verwaltet (IPU-Passwörter).
  • Aktualisiert das Dokument „Übersicht Ämter- und Vorstandsbesetzung“ auf der obersten Datei-Ebene der Gruppe IPU auf der Plattform (und ladet es dann wieder hoch). Ladet die alte Version in „IPU e.V. | Vorstand“ in den Dateien im Ordner „IPU-History“ hoch. Dort könnt ihr auch die alten Vorstände, Kongress-Orga-Teams etc. nachvollziehen und bei Bedarf kontaktieren.


Melden des neuen Vorstands an den Notar


Kommunikation des Vorstands
Die Kommunikation kann beliebig gestaltet werden, bewährt haben sich

  • E-Mail-Verteiler (ipu-vorstand@listi.jpberlin.de)
  • Skype-Konferenzen
  • Telefonkonferenz: Die IPU hat einen Konferenzraum. Jede*r Teilnehmende ruft folgende Nummer an: 040 254455342. Lauscht der Roboterstimme und gebt, wenn darum gebeten, die Konferenzraumnummer 89 63 27 # ein. Wush, und alle sind im Raum!
  • Plattform n für Protokolle, gemeinsame Dokumente, Dateiablage, Terminfindung, etc. Die Neuigkeiten-Funktion kann als Ersatz des Mail-Verteilers genutzt werden


Wichtige Dokumente der IPU
Diese Dokumente sollten stets in aktueller Form auf der Plattform n im Vorstandsbereich vorliegen:

  • Satzung: die Vereinssatzung der IPU
  • Geschäftsordnung (regelt z. B. den Ablauf der MV)
  • Finanzleitlinien (kein offizielles Dokument) sollen dem Vorstand Orientierung geben, wie er über finanzielle Fragen entscheiden soll
  • IPU-Passwörter (für Mailinglisten usw.)
  • Merkblatt für eingetragene Vereine (für Infos, was man als Verein so beachten muss)
  • Vorlagen für MV-Dokumente (Protokoll, Präsi, Einladungsmail)
  • Zuwendungsbescheid des BMBF


Wichtige Termine der IPU

  • Antrag auf Gemeinnützigkeit und Steuererklärung
  • Fristen der BMBF-Anträge
  • Antrag einreichen
  • Zwischenbericht
  • Verwendungsnachweis


Entscheidungsspielraum des Vorstands

Der Vorstand verantwortet sein Handeln vor der Mitgliederversammlung der IPU e.V. und ist dazu angehalten, seine Entscheidungen an den Protokollen und Meinungsbildern aus der MV und dem Leitbild der IPU zu orientieren.
Aufgabe des Vorstandes ist es, Entscheidungen zu Aktivitäten und Belangen der IPU zu treffen bzw. Entscheidungsvorlagen vorzubereiten und in die MV zu tragen. Insbesondere Entscheidungen, die schnell erfolgen müssen und nicht bis zur nächsten ordentlichen oder außerordentlich einzuberufenden MV warten können, sind Aufgabe des Vorstandes.
Bisher galt die grobe Orientierung, dass der Vorstand über ca. 500 Euro pro Vorstandsjahr verfügen kann (auch ohne Rücksprache mit der MV, siehe Finanzleitlinie: „Der Vorstand sollte in einem Vorstandsjahr maximal über 500 Euro verfügen. Höhere Beträge sollten in der Mitgliederversammlung abgestimmt werden“), aber es gab auch schon größere Projekte wie IPU-Merchandise und das Handbuch „Psychologie im Umweltschutz“, für die mehr Geld zur Verfügung gestellt wurde.

Rolle des Vorstands auf der Mitgliederversammlung (MV)

Die MV muss vom Vorstand vorbereitet werden (siehe Geschäftsordnung dazu, wie eine solche MV abläuft und gestaltet werden muss). Laut Satzung muss die MV mind. 1-mal jährlich einberufen werden.
Dazu muss spätestens 2 Wochen vorher eine Einladung mit Tagesordnung vom Vorstand an alle Mitglieder verschickt werden. Üblicherweise wurde diese über den Verteiler gemacht.

Dateivorlagen für die MV (Protokoll, Präsentation, Einladungstext) finden sich im Vorstandsbereich auf der Plattform unter „Vorlagen & Muster“. Zur MV liegt am besten die letzte Seite des Protokolls bereits ausgedruckt vor, so dass zwei Vorstandsmitglieder gleich unterschreiben können (erspart einige Postwege und Zeit).

Besonderheit bei Satzungsänderungen: Mindestens 4 Wochen vorher einladen.

Vorstandstreffen

Der Vorstand hat die Möglichkeit, Vorstandstreffen abzuhalten. In der Regel finden diese Treffen 2x im Jahr zwischen den Kongressen statt, häufigere Treffen sind möglich, falls gewünscht. Der Ort kann individuell festgelegt werden (i.d.R. bei einem Vorstandsmitglied zu Hause). Die Kosten für Anreise und Verpflegung werden von der IPU übernommen, sollten aber möglichst geringgehalten werden. Für die Verpflegung mit Bio-Essen stehen für das Treffen maximal 30 € pro Person zur Verfügung. Die Vorstandstreffen dauern insgesamt drei Tage an (Anreise am 1. Tag, Abreise am 3. Tag). Alkohol muss selbst übernommen werden.

Vorzeitiger Rücktritt eines Vorstandsmitglied

Sollte ein Vorstandsmitglied vor Ablauf seiner Wahlperiode aus dem Amt treten wollen,

1. bleibt die Person offiziell im Amt, kann sich aber komplett aus seinen/ihren Aufgaben zurückziehen
2. der Vorstand kann beim Sommerkongress eine außerordentliche MV einberufen und sich Unterstützung durch ein neues, „assoziiertes“ Mitglied holen. Dieses bleibt für ein halbes Jahr, also bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt.
3. Assoziierte Mitglieder werden von der außerordentlichen MV durch Abstimmung angenommen.
4. Assoziierte Mitglieder sind rechtlich keine Vorstandsmitglieder.

Ende der Vorstandszeit

Zum Ende der Wahlperiode soll der Vorstand das Wissensmanagement auf Aktualität prüfen (und die anderen Ämter daran erinnern), sich frühzeitig um eine mögliche Nachfolge bemühen (E-Mails mit Bedarf rausschicken, Interessierte zum letzten Vorstandstreffen einladen bspw.) sowie eine gute Übergabe planen (was ist der aktuelle Stand, welche Aufgaben soll der nächste Vorstand ausüben, wer bleibt zur Unterstützung in Kontakt mit dem neuen Vorstand?).