BMBF: Antragstellung

von | Mrz 14, 2019

Alle wichtigen Informationen im Projekt: https://plattform.netzwerk-n.org/project/ipu-ev-bmbf-antrage/

Die Antragsstellung beim BMBF (Projektträger ist das „Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt“ in Bonn, Ansprechpartnerin Michaela Stauder) verläuft immer im Jahresturnus, d. h. man beantragt Förderung für beliebig viele Vorhaben, die im Laufe eines Jahres dann durchgeführt werden können. Unser Förderprogramm heißt „Hochschulbezogene zentrale Maßnahme studentischer Verbände und anderer Organisationen“. Stichtag für die Beantragung ist jährlich der 1. Juni. Die Vorhaben, in unserem Falle also die Kongresse, können dann im Zeitraum Oktober diesen Jahres bis September nächsten Jahres stattfinden. In einem Antrag können also ein Herbst und ein Sommerkongress untergebracht werden. Diese beiden Kongresse sind zwei vollkommen unabhängige Vorhaben, die zwar von uns, der IPU, als Antragsteller gemeinsam und im selben Formular abgeschickt werden, aber unabhängig voneinander geprüft und bewilligt werden.

So eine Antragstellung besteht immer aus einem detaillierten schriftlichen Konzeptentwurf über das Kongressvorhaben und einem formellen Antrag mithilfe des Programms easy-AZA (ändert sich ab 2014 grundlegend!). Bei der Konzeptausarbeitung habt ihr viele Freiheiten um eure eigenen Ideen einzubringen, könnt aber auch auf die Unterstützung und Hilfe vom Vorstand oder Kongressorgateam vertrauen.

Da das BMBF mit seinem Förderprogramm bestimmte Ziele verfolgt, müssen wir uns bei der Antragstellung an deren Richtlinien orientieren.

Wie gesagt schreiben wir parallel zwei verschiedene Anträge, die wenig bis gar nichts miteinander zu tun haben, abgesehen davon, dass sie gemeinsam abgeschickt werden. Am besten teilen wir uns also auf die beiden Anträge auf. Hier die beiden Projekte im Detail:

Ein Musterzeitplan für die Antragsstellung und Abrechnung:

  • 1. Jahr,März: Aufforderung zum Antrag (inkl. Förderrichtlinien und Hinweisen zur Antragsstellung. Antragsstellung wird ab 2014 auf ein Onlineformular umgestellt und ändert sich grundlegend! Kein easy-AZA mehr)
  • 1. Jahr, Mai: BMBF Verbändegespräch in Berlin (Info und Einführungsseminar zur Antragsstellung, lohnt sich!)
  • 1. Jahr,01.06.: Antragsformulare beim BMBF (Hannoversche Str. 28-30, Berlin)
  • 1. Jahr, Anfang Juli: Bestätigung vom BMBF/DLR, dass Antrag angekommen ist (gegebenenfalls werden vergessene Formulare eingefordert)
  • 1. Jahr, bis September: Prüfung der Anträge, ggbf. Weitere Rückfragen und Nachforderungen
  • 1. Jahr, Anfang September: Bewilligung des Antrags. Formular „Empfangsbestätigung“ ans DLR zurücksenden.
  • 1. Jahr, Oktober / Kongressdurchführung: alle Einnahmen und Ausgaben mit Quittung archivieren (z.B. auch bei Fahrtkostenerstattung oder Teilnahmebeitrag eine Bestätigung)
  • 1. Jahr, November / im Anschluss an den 1. Kongress:
    • Geld abrufen mithilfe des Formulars „Zahlungsanforderung“
    • Zwischenabrechung: für den Herbstkongress soll mit der Abrechung nicht 1 Jahr gewartet werden. Unterschriftenlisten im Original, Bilanzierung aller Einnahmen/Ausgaben. Sachbericht (Zusammenfassung plus Workshop-Protokolle)
  • 2. Jahr: gleiches Vorgehen für die Zahlungsanforderung und Abrechnung des 2. Kongress
  • 2. Jahr, spätestens September: Endabrechnung entspricht der einer weiteren Zwischenabrechnung für den 2. Kongress

Kernaufgaben

  • Zusammenarbeit mit anderen IPUs innerhalb eines Fundraisingteams
  • Sammlung und Ausarbeitung von Ideen zu den IPU-Kongressen
  • Erstellung der BMBF-Anträge mithilfe der Antragssoftware und auf Basis von Vorlagen
  • Anforderung der Fördermittel und Korrespondenz mit dem BMBF
  • Unterstützung des Kongress-Orgateams bei der Abrechnung der Kongresse

Zeitaufwand

  • mindestens 50 Stunden im Jahr, insbesondere in den letzten Wochen der Antragsschreibung
  • Insbesondere wenn mehrere Anträge geschrieben werden, empfiehlt es sich die Antragsstellung auf mehrere Schultern zu verteilen und ein Team zu bilden. Die Koordination des Teams und Korrespondenz mit dem BMBF sollte in einer Person gebündelt werden. Diese muss nicht zwangsläufig inhaltlich an den Anträgen mitschreiben, sollte aber den Gesamtprozess im Blick haben.

Voraussetzungen

  • Freude an Arbeit mit Texten und an detaillierter Ausarbeitung von Kongressthemen
  • Lust an intensiver Teamarbeit
  • Word/Open-Office benutzen können, oder benutzen lernen wollen

Ausübungsort

  • ortsunabhängig

Eigener Nutzen

  • Du lernst, wie man mithilfe einer speziellen Software professionell Förderanträge stellt und abrechnet: das ist eine Schlüsselkompetenz auch im späteren Beruf.