Hinweise zu UBA-Anträgen

Hier werden Hinweise zu UBA-Anträgen und Unterschiede zu BMBF-Anträgen gesammelt. Die meisten Informationen wurden telefonisch bei der Sachbearbeiterin des UBA bei den Anträgen für die Förderjahre 2024 und 2025 erfragt. Infos zum Antragsverfahren und zur Einreichfrist findet man unter https://www.umweltbundesamt.de/das-uba/was-wir-tun/foerdern-beraten/verbaendefoerderung

Antragsstellung: allgemeine Hinweise

• Achtet auf den durchgehenden Umweltschutzbezug im Antrag bei bestimmten (z.B. sehr psychologischen) Kongressthemen.
• Im Unterschied zum BMBF gibt es keine feste Förderquote. Diese hängt davon ab, wieviele Eigenmittel wir einbringen können.
• Pro Förderjahr werden zwei getrennte Anträge für die zwei Kongresse gestellt.
• Werden weitere Drittmittel erworben, z.B. von der Selbach-Umweltstiftung, reduziert sich die Fördersumme des UBA um diesen Betrag.
• Der Förderzeitraum (also der Zeitraum, in dem wir Geld für den Kongress ausgeben und über die Förderung abrechnen können) darf erst im April beginnen. Es sollte (großzügig) geschätzt werden, bis wann wir die letzten Rechnungen für den Kongress erhalten.
• Für die Referierendenhonorare sollen wir einen Stundensatz vorlegen. Für die letzten Anträge (2024/25) wurden hierfür geschätzte Vorbereitungszeiten und Workshoplängen mit einem Stundensatz von 30€ multipliziert, sodass man auf einen Durchschnittsbeitrag von ca. 200€ kommt; das wurde in einer Excel-Tabelle festgehalten. Gleichzeitig beschreiben wir im Antrag das bedürfnisorientierte Vorgehen. Am Ende der Antragstellung gibt es die Möglichkeit, Pflichtanhänge hochzuladen; hier sollte die Übersicht über Workshoplängen und entsprechende Honorare und Stundensätze mit hochgeladen werden unter „Anhang gemäß Beschreibung“.
• Als „innovativer Anteil“ kann z.B. die Bietrunde, der Fokus auf Umweltpsychologie und das Zusammenbringen unterschiedlicher Akteure genannt werden.
• Achtet darauf, dass ihr einen professionellen Projekttitel findet, anstatt dass der Arbeitstitel in diesem Feld stehen bleibt.
• Der Einreichvorgang ist komplett digital, es muss nichts per Post verschickt werden. Bei Zahlungsanforderung und Verwendungsnachweis ist jedoch ein Einreichen per Post nötig.
• Als Pflichtanhang müssen die Kassenberichte/Jahresabschlüsse der letzten zwei Jahre eingereicht werden (Kassenbericht-Präsentation von der MV reicht aus).

Antragstellung: Aufteilung der Kosten auf Positionen (gern an früheren Anträgen orientieren)

• Unterkunfts- und Fahrtkosten für das Orgateam und den Vorstand (exkl. Verpflegung) müssen getrennt von anderen Unterkunfts- und Fahrtkosten berechnet werden, da sie in den Posten „Inlandsreisen“ gehören.
• Unter „Vergabe von Aufträgen“ gehören folgende Kosten: Honorare für die Referierenden, Unterkunft für Refs und Teilnehmende, Fahrtkosten für Referierende, Verpflegung für alle, Miete von Seminarräumen. Die Verpflegung sollte auf allen Kongressen vegan sein (das gerne in die Begründung schreiben). Bei Fahrtkostenerstattungen vorzugsweise Bahnfahrten zweite Klasse oder Fernbus (das auch gerne nennen).
  • Achtet hier bei der Berechnung darauf, dass Referierenden nur eine Übernachtung und ein Tag Verpflegung erstattet wird. Wenn z.B. 13 Refs eingeladen sind und eine*r am Donnerstag die Keynote hält, bleiben jeweils 6 Refs von Fr auf Sa und Sa auf So.
• Bei „Verbrauchsmaterial“ stehen Ausgaben für umweltfreundliches Moderationsmaterial. Prüft vor der Antragstellung, wieviel noch in den Memo-Boxen vorhanden ist.
• Bei „weitere Sachausgaben I“ stehen Kosten für Porto (v.a. für Memo-Boxen) und Druck (z.B. von Plakaten oder Workshop-Beschreibungen/Protokollen/Teili-Listen).

Orga-Hinweise vor dem Kongress

• Mitarbeitende des UBA sollen die Gelegenheit bekommen, auch am Kongress teilzunehmen. Dafür sollte die Einladung zeitnah ans UBA weitergeleitet werden.
• Anders als beim BMBF müssen nicht zwingend Studierende eingeladen werden und es gibt auch keine feste Mindestanzahl an Teilnehmenden, um die Förderung zu erhalten. Jedoch möchte das UBA, dass wir genug Teilnehmende erreichen. Dafür haben wir beim ersten Antrag (für das Jahr 2024) unsere Erfahrungen mit den Zahlen für Voranmeldungen und Wartelisten für die zwei vorherigen Kongresse aufgeschrieben und im Antrag angehängt.
• Es gibt keine klassischen Teilnehmendenlisten für jeden Tag. Stattdessen werden Teilnehmendenlisten pro Workshop geführt (es gibt keine offizielle Vorlage vom UBA). Außerdem sollen Workshop-Protokolle geführt werden (auch mit IPU-eigener Vorlage).

Nach dem Kongress

• Referierende, die länger als eine Nacht auf dem Kongress bleiben, um selbst Workshops zu besuchen, schlüpfen dann in die Rolle der Teilnehmenden und zahlen (bzw. bieten auf der Bietrunde) einen Teilnahmebeitrag. Auch das erfüllt unser Projektziel, da sie dann auch vom Bildungsangebot profitieren. Der Teilnahmebeitrag kann vom Honorar abgezogen werden. Das sollte bei der Einreichung des Verwendungsnachweises vermerkt werden.
• Wie beim BMBF ist es wichtig, einen (zum Antrag passenden) Bericht inkl. Workshop-Protokollen auf der Website zu veröffentlichen, der im Schlussbericht verlinkt werden kann. Das UBA möchte, dass die Ergebnisse des Kongresses auch für diejenigen zugänglich sind, die nicht vor Ort sein konnten. Neben der Nachbereitungsmail an die Teilnehmenden kann daher eine Rundmail an alle Mitglieder oder den Verteiler mit den wichtigsten Ergebnissen und Materialien erfolgen.
• Zahlungsanforderungen können bis zum Ende des Förderzeitraums jederzeit eingereicht werden, es können auch mehrere eingereicht werden. Auf dem Zahlungsanforderungs-Dokument in profi-online muss man die Förderquote oben auf 100% setzen. Die Positionen haben hier etwas andere Nummern als im Antrag, weil sie zusammengefasst werden.
• Es gibt einen Zwischenbericht und einen Schlussbericht, die exakt die gleichen Fragen beinhalten. Da es sich bei unseren Kongressen um Kurzprojekte handelt, müssen wir nur den Schlussbericht einreichen. Die Frist dafür ist 6 Monate nach Ende des Förderzeitraums (nicht nach dem Kongress). Es empfielt sich aber, den Bericht zügig zu verfassen, damit das Orgateam des Kongresses noch zur Unterstützung verfügbar ist.