Kongress-Organisation

von | Mrz 14, 2019

Über dieses Dokument hinausgehende Informationen findet ihr im Projekt: https://plattform.netzwerk-n.org/project/ipu-ev-allgemeine-kongress-organisat/ Tretet dem Projekt bei und nutzt die dort vorhandenen Dokumente.

Kernaufgaben

Vor dem Kongress:

  • Teambildung (in der Regel spätestens auf dem Kongress davor)
  • Das Thema ist in der Regel durch die Förderanträge beim BMBF schon festgelegt, innerhalb eines gewissen Rahmens kann das aber dann recht frei ausgelegt werden. Ihr müsst euch also überlegen, wie ihr das Thema umsetzen wollt und welchen „Titel“ der Kongress haben wird.
  • Verantwortlichkeiten festlegen. Wer macht die Finanzen, wer kümmert sich ums Sponsoring, wer um die Referent*innen, wer um die Anmeldung, um den Flyer, um die Kommunikation mit dem Haus, um den Koch, wer ist Ansprechpartner/in auf dem Kongress
  • Das Haus, in dem der Kongress stattfinden wird, ist meistens vom Hausmeister schon ausgesucht und reserviert / gebucht. Wenn nicht, sollte das schnell passieren, da viele Häuser schon frühzeitig ausgebucht sind. Für Rahmenbedingungen durch die Örtlichkeiten am besten bald mit dem Haus in Verbindung setzen.
  • Die Kongresse laufen vom Prinzip her meistens ähnlich ab (ungefähre Anzahl der Workshop-Phasen, Donnerstagabend Einführung in die Umweltpsychologie, Freitagabend MV, Samstagabend IPU-Party, etc.). Das Programm muss also vor allem inhaltlich gefüllt werden und von der Struktur und Inhalt dann zusammenpassen.
  • Workshops organisieren, ReferentInnen suchen und ansprechen
  • Programmpunkte vorbereiten (Kennenlernen, Orga-Ankündigungen, wo kann die IPU-Party stattfinden?, muss für die Anreise der Teilnehmenden etwas organisiert werden, Shuttle o.ä.), Pausen einplanen, etc.
  • Planung der Finanzen (zusammen mit dem/der Kassenwart*in)
  • Flyer und Plakate erstellen (lassen) und verbreiten. Mit der Flyer-Erstellung sollte so früh wie möglich begonnen werden, weil davon abhängt, wann mit der konkreten Einladung begonnen werden kann. → wurden in letzter Zeit oft nur digital verwendet! Das kann man beim Format beachten
  • Kongressankündigung und Kongresseinladung (IPU-Liste und Homepage, Fachschaften → siehe Psyfako-Verteiler, andere interessierte Organisationen)
  • Anmeldungen verwalten:
    •  Anmeldung mit Zahlungsfrist einrichten, falls diese nicht eingehalten wird, ist Platz wieder verfügbar, Abspringer/in muss Ersatz selbstständig finden oder bezahlen, falls niemand gefunden wird
    • Solidaritätsbeitrag einrichten (andere können mehr geben, um vielen die Teilnahme zu ermöglichen)
    • Für die Überweisungen der Teilnahmebeiträge bitte kein privates Konto verwenden, sondern mit dem/r Schatzmeister/in in Verbindung setzen. Je nach Höhe der Förderung könnt ihr euch überlegen, ob den Teilnehmern auf dem Kongress ein gewisser Anteil an den Fahrtkosten erstattet werden kann.
  • Medien und Materialien (Beamer, Flipchartständer und Flipchartpapier, Moderationskarten, Stifte für Flipcharts, wer stellt seinen Laptop für Dokumentation der Workshops zur Verfügung, …) organisieren, ggf. bestellen
  • Verpflegung organisieren, wenn möglich bio, regional (z.B. beim Obst) und vegan.
  • Absprachen mit der Leitung des Tagungshauses treffen

Während des Kongresses:

  • Aufbau
  • Für reibungslosen Ablauf während des Kongresses sorgen (Check-in, Kennenlernen, Upsy-Einführung, Tagesablauf, Dokumentation der Workshops, Postersession, Markt der Möglichkeiten, Party, Fahrtkostenabrechnung), selber ganz viel Spaß haben
  • Am Ende dafür sorgen, dass alles ordentlich hinterlassen und übergeben wird

Nach dem Kongress:

  • Abrechnung
  • evtl. Ergänzungen ins Wissensmanagement einfügen (Aktualisierung dem Vorstand zukommen lassen, damit dieser es in das Projekt „IPU-Vorstand“ laden kann)

Zeitaufwand

  • Steigender Aufwand zum Kongress hin: anfangs etwa 1-2 h pro Woche; ab 3 Wochen vor dem Kongress 5-10 h pro Woche (je nach Größe des Orga-Teams und Verteilung der Aufgabenbereiche)
  • Ein bis zwei Treffen des Orga-Teams, bei großer räumlicher Entfernungen der Team-Mitglieder regelmäßige virtuelle Konferenzen (Telefon, Skype o.ä.)
  • i.d.R. Anreise zum Kongress Donnerstagnachmittag /-abend und Abreise Sonntagnachmittag

Voraussetzungen

  • Spaß am Organisieren, Interesse am Thema, Teamfähigkeit

Ausübungsort

  • Nahe Wohnorte der Mitglieder des Orga-Teams nicht zwingend notwendig, aber von Vorteil

Eigener Nutzen

  • Erfahrung in Veranstaltungsorganisation sammeln
  • Evtl. Moderationserfahrung sammeln
  • Kontakt zu interessanten ReferentInnen