Ein Vorstandsmitglied sollte bei den verschiedenen Verantwortlichkeiten (Förderkreis, PR-Team, Praktikumsplattform, Hausmeister*in usw.) ca. halbjährlich den aktuellen Stand sowie Probleme bei deren Arbeit erfragen. Am Praktischsten ist es, wenn dieselbe Person auch die MV für den nächsten Kongress vorbereitet. Verschiedene Verantwortlichkeiten dürfen dabei durch unterschiedliche Vorstandmitglieder betreut werden (z.B. bei personellen Überschneidungen sinnvoll); ansonsten empfiehlt es sich, diese Aufgabe an die Person zu vergeben, der auch die Vorbereitung der nächsten MV obliegt. Die Datei „Übersicht über Verantwortlichkeiten- und Vorstandsbesetzung“ auf der Frontseite der Rubrik „Dateien“ in der Gruppe „IPU e.V.“ auf der Plattform n hilft dabei. Vor allem ist es wichtig 1 – 2 Monate vor der MV abzuklären, ob die Personen ihre Verantwortlichkeiten behalten oder abgeben wollen.
Weiterhin ist es Vorstandspflicht und Teil der Verantwortlichkeitenbetreuung, jeder Verantwortlichkeit bei Neubesetzung den Link zum aktuellen Wissensmanagement sowie die Aufforderung zukommen zu lassen, das Wissensmanagement mindestens in der die jeweilige Verantwortlichkeit betreffenden Bereichen zu lesen. Dadurch können Missverständnisse, Fragenhäufungen und Fehlplanungen vermieden werden. Außer dem Vorstand ist niemand authorisiert, das Wissensmanagement zu bearbeiten. Andere IPUs, insbesondere Verantwortlichkeitsträger*innen, sind aber gerne dazu aufgefordert, bei Änderungswünschen eigene Überarbeitungsvorschläge zu einzelnen Abschnitten zu formulieren und beim Vorstand einzureichen, der sie dann einarbeitet.
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