Kontaktperson Kongress-Orgateam

von | Mrz 14, 2019

Ein Vorstandsmitglied stellt das Bindeglied zum Kongress-Orga-Team dar, ist ständige*r Ansprechpartner*in und hat einen Überblick über relevante Termine auch im Zusammenhang mit der BMBF-Atragstellung

Kernaufgaben

  • Dem Orga-Team Zugangsdaten für die Homepage beschaffen (bei Admin Bescheid geben)
  • Dem Orga-Team Zugang zu Plattform-N-Projekt „Allgemeine Kongress-Orga“ verschaffen
  • Kontakt mit dem Orga-Team (beständig)
  • Wenn möglich, bist Du beim Kongress-Orga Treffen dabei (Teambildung und Gefühl für den Ablauf und die Ideen des Teams bekommen)
  • Lass Dich alle 2 Wochen auf den aktuellen Stand bringen (Email ist effizient, Telefonat ist gut fürs Teambuilding)
  • Stimmung des Teams im Blick haben und dem Vorstand Feedback geben, wenn es schwere Probleme gibt (z.B., wenn sehr lang kein Kontakt zu den Referenten hergestellt werden kann, Fristen verstreichen)
  • Wenn das Team sehr gefrustet ist oder wichtige Aufgaben vor sich herschiebt, bist Du Ansprechpartner/in und baust, wenn möglich die Spannung ab
  • Du ermutigst das Team, Probleme zu kommunizieren, Schwierigkeiten und Reibereien sind normal. Wichtig ist aber, dass sie nicht totgeschwiegen werden, denn dadurch lösen sie sich nicht.
    Jedes Team hat einen eigenen Umgangsstil mit Information etc. Du sollst das Team zwar nicht überwachen, aber Du kannst erwarten, dass das Team Dir in einer für alle akzeptablen Art (email, telefonisch, durch Teilnahme an den TKs) kommuniziert, wie der aktuelle Stand ist und wo es Probleme gibt.
  • Wenn wichtige Punkte im Zeitplan sich verzögern, gibst Du Hilfestellung (Tipps, Tricks, Prioritäten richtig setzen KnowHow aus dem IPU Netzwerk aktivieren)
  • Arbeitszeugnisse: Du stellst dem Orga-Team Arbeitszeugnisse aus, druckst aus, unterschreibst.
    Dankeschön-Geschenke für das jeweilige Orga-Team besorgen und auf dem Kongress überreichen
  • 1x im Jahr zwei der Schweizer Vorstandsmitglieder kostenlos zum Kongress einladen (alternativ können auch IPU Schweiz Mitglieder kommen) und dies mit Kongress-Orga-Team absprechen. Im Gegenzug können zwei unserer Vorstands-/Vereinsmitglieder umsonst zu deren Kongress kommen.

Zeitaufwand

  • Regelmäßiger Kontakt zum Orga-Team (alle 2-4 Wochen 1h, teils auch mehr)
  • Berichterstattung an die anderen Vorstandsmitglieder (wie ist der Stand, gibt es Probleme?)

Voraussetzungen

  • Interesse an Organisation und Teambuilding
  • Erfahrungen mit Kongressorga (am besten schon bei der IPU einen Kongress organisiert)

Ausübungsort

  • ortsunabhängig

Eigener Nutzen

  • Erwerb wichtiger Kompetenzen für einen späteren Job