Vorstandsamt: Schatzmeister*in

von | März 14, 2019

Übergabe des Kassenamts

Der*die alte*r Schatzmeister*in trifft sich kurz nach der Wahl mit dem*der Nachfolger*in zur Übergabe des Kassenamts. Der*die Nachfolger*in erhält Zugriff auf den Kassenamts-Ordner bei Plattform n und erhält wichtige Abrechungstabellen sowie Dokumente, auch ein physischer Ordner sowie ggf. der IPU-Stempel werden übergeben. Es wird eine Einführung in das E-Mail-Postfach des Kassenamts und in die NetXP-Vereinssoftware gegeben.

Konto der IPU

Die IPU hat ein Konto bei der GLS Bank. Bei der Wahl eines neuen Schatzmeisters/einer neuen Schatzmeisterin muss die Kontovollmacht übertragen werden. Dafür benötigt die Bank den neuen Vereinsregisterauszug vom Amtsgericht.

Mitgliederverwaltung

Anleitung siehe Leitfaden Netxp Vereinssoftware
Die Software ist für Windows optimiert. Sie lässt sich auf MacOS nur mit zusätzlichen Kosten installieren/betreiben, kann jedoch auf Linux mithilfe von Wine installiert werden (Installation dauert etwas; Anleitung siehe Website von Netxp).

Übersicht Kernaufgaben

  • Sammlung aller Zugangsdaten & Passwörter
  • Verwaltung und Einzug der Mitgliederbeiträge, Aktualisierung der Kontodaten
  • Dokumentation und Verwaltung eingehender Fördergelder
  • Kontoführung: Kontobewegungen veranlassen, dokumentieren und kontrollieren
  • Alle drei Jahre: Steuererklärung zur Erhaltung des Gemeinnützigkeitsstatus der IPU
  • Teilnahme an den Vorstandstreffen
  • Zusammenarbeit mit den Finanzierungsbeauftragten im Kongressteam: wenn Kongress bspw. gefördert wird, schicken diese die Zahlungsbelege und die Abrechnungstabellen an die Kassenwart*in.

Zeitaufwand

  • Etwa 2-3 Stunden pro Woche zusätzlich zur Vorstandsarbeit
  • schubweise deutlich mehr, v.a. auf und nach Kongressen


Voraussetzungen

  • Spaß an Buchführung und Archivierung
  • Interesse, einen Einblick in die unterschiedlichen Aktivitäten der IPU zu bekommen
  • Zuverlässigkeit insbesondere im Umgang mit Zahlungsforderungen und Zahlungsbelegen
  • ansonsten kann man alles lernen


Ausübungsort

  • ortsunabhängig

Eigener Nutzen

  • Über- und Einblick in viele IPU-Aktivitäten
  • Kontakt zu den IPUs auch zwischen den Kongressen
  • Zunehmende Sicherheit im Umgang mit Kontoführung und Mitgliederverwaltung