Abrechung

Zahlungsanforderung / Mittelabruf

BMBF-Anträge:
Falls nicht bereits erledigt: Fördergeld abrufen („Zahlungsanforderung“-Vorlage im Zuwendungsbescheid)

UBA-Anträge:

Rechungen bezahlen

• Für Kassenamt: Rechnungen begleichen
• Für Vorstand und Orga-Team: Zugtickets und andere Belege/Rechnungen ans IPU-Kassenamt schicken

Verwendungsnachweis

UBA:

Der Verwendungsnachweis besteht gemäß Nr. 6.2 ANBest-P aus einem Sachbericht und dem zahlenmäßigen Nachweis.
Der zahlenmäßige Nachweis sowie der Sachbericht stehen Ihnen in profi-Online zur Verfügung. Dem Nachweis sind nach Maßgabe der Nr. 6.2.2 ANBest-P eine tabellarische Belegübersicht, ggf. Inventarisierungsnachweise und die Dokumentation der vergaberechtlichen Entscheidungen beizufügen. Abweichend von Nr. 6.3 ANBest-P ist auch mit dem Zwischennachweis eine Belegliste einzureichen.

Auf der Website vom UBA finden sich Vorlagen für die Belegübersicht und den Schlussbericht: https://www.umweltbundesamt.de/das-uba/was-wir-tun/foerdern-beraten/verbaendefoerderung/projektdurchfuehrung-verbaendefoerderung.

Der Verwendungsnachweis muss spätestens 6 Monate nach Projektende eingereicht werden. Da tlw. Unterschriften und postalische Einreichung erforderlich sind, sollte mit der Erstellung nicht bis zuletzt gewartet werden 🙂

BMBF:

• Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis
• Kurzbericht
• Sachbericht

Auf der Website Bericht des Kongresses veröffentlichen mit BMBF-Logo („gefördert von“-Version) -> Link zu dieser Seite in den Sachbericht schreiben
Link zum Kurzbericht in diesen Bericht einbauen

Selbach-Umweltstiftung:

Nach dem Kongress muss man eine Abrechnung über die Verwendung der Fördergelder sowie einen Bericht über Verlauf und Ergebnisse des Projektes (max. 3 Seiten) per Mail an die Selbach-Umwelt-Stiftung schicken. Publikationen (Bücher, Broschüren etc.), die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, sind in dreifacher Ausführung beizulegen, sofern im Bewilligungsschreiben der Stiftung nicht anders vermerkt.
– So steht es in den Förderrichtlinien (Stand 21 April 2022), am besten für jeden Kongress nochmal in den aktuellen Förderrichtlinien nachgucken!
– Ein Beispiel für den Bericht + Abrechnung über die Verwendung der Fördergelder findet ihr unter: https://plattform-n.org/project/ipu-ev-kongress-organisation/file/list/2022-schernbach/

GLS Treuhand Stiftung:

 

ggf. weitere Berichte für andere Förderer

Nachbereitungsmail an die Teilis

• Freude ausdrücken 🙂
• Ordner mit Fotos und Präsentationen (z.B. über n-Cloud) -> einladen, dort weitere Fotos hochzuladen
• Vernetzungsmöglichkeiten für Teilnehmende, z.B. Signal-Gruppe
• an Zahlung von Teilnahmebeiträgen erinnern, falls nicht im Vorfeld gezahlt
• ggf. weiteres Material wie Linksammlungen etc.
• ggf. Fundsachen
• Angebot, Mitglied zu werden
• nächsten Kongress oder andere Projekte anteasern
• ggf. auf Suche nach neuem Orga- oder Konzeptions-Team aufmerksam machen
• ggf. zu Nachbereitungs-Meeting einladen

Wissensweitergabe an nachfolgende Orga-Teams

• Wiki überarbeiten (siehe Inhaltsverzeichnis unter der Kategorie „Kongresse: Organisation“)
  • Hier könnt ihr alles rein schreiben, was ihr gelernt habt und einem neuen Orga-Team mit auf den Weg geben wollt – Keine Scheu davor, auch Wiki-Einträge zu verändern, die nicht mehr aktuell sind, und neue Seiten anzulegen
  • Meldet euch beim Vorstand, um die Zugangsdaten für das Wiki zu erhalten und ggf. eine kurze Einführung, wie es funktioniert.
• Offboarding-Meeting mit dem IPU-Vorstand
• Onboarding-Meeting mit dem neuen Orga-Team für den nächsten Kongress (zusammen mit dem Vorstand)
• Hochladen aller Dokumente (Kongress-Ablauf, Workshop-Protokolle, etc. in die n-Cloud)
• ggf. Häuserliste und Liste vergangener Kongresse im Wiki aktualisieren

Öffentlichkeitsarbeit

• Fotos von Teilis einsammeln (n-cloud Ordner, Aussortieren von Personen, die nicht fotografiert werden wollten)
• Social-Media-Post mit Fotos vom Kongress (Instagram)
• Website aktualisieren (Menü)

Sonstiges

• ggf. Nachbesprechungen mit Referierenden
• ggf. neue Engagierte (Interessierte für Orga-Team, Konzeptionsteam, AKs, Social Media usw.) miteinander connecten